POLITYKA PRYWATNOŚCI SKLEPU INTERNETOWEGO GQS.PL

Data aktualizacji: 23 października 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników oraz klientów sklepu internetowego GQS.pl, dostępnego pod adresem https://gqs.pl, zwanego dalej „Sklepem” lub „Serwisem”.

  2. Administratorem danych osobowych jest GQ Group spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa, z siedzibą przy ul. Rybitwy 22/320, 30-722 Kraków, NIP: 6793182771, KRS: 0000779158, zwana dalej „Administratorem”.

  3. Kontakt z Administratorem w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możliwy jest:

    • drogą elektroniczną: kontakt@gqs.pl,

    • telefonicznie: +48 531 412 609,

    • korespondencyjnie: ul. Rybitwy 22/320, 30-722 Kraków.

  4. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz przepisami dotyczącymi świadczenia usług drogą elektroniczną i komunikacji elektronicznej.

  5. Administrator dokłada należytej staranności, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie, przejrzyście i wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

§ 2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

  1. W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe:

    • imię i nazwisko,

    • nazwę firmy i dane związane z prowadzoną działalnością gospodarczą,

    • numer NIP,

    • adres zamieszkania, adres rozliczeniowy lub adres dostawy,

    • adres poczty elektronicznej,

    • numer telefonu,

    • dane dotyczące składanych zamówień, zakupionych produktów, płatności i dostaw,

    • informacje przekazane w formularzach kontaktowych, wiadomościach i korespondencji,

    • dane związane z kontem klienta oraz historią zamówień,

    • adres IP, identyfikatory internetowe, dane dotyczące urządzenia i przeglądarki,

    • informacje dotyczące korzystania z Serwisu, w tym dane gromadzone za pomocą plików cookies i podobnych technologii.

  2. Zakres przetwarzanych danych zależy od rodzaju usługi, z której korzysta użytkownik, oraz czynności podejmowanych w Sklepie.

  3. Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych, co oznacza, że gromadzi wyłącznie dane odpowiednie i niezbędne do realizacji określonych celów.

  4. Administrator nie wymaga przekazywania szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO, w celu dokonywania zakupów w Sklepie.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

1. Realizacja zamówień i umów sprzedaży

Dane osobowe przetwarzane są w celu przyjmowania i obsługi zamówień, potwierdzania zakupów, realizacji płatności, przygotowania produktów, organizacji dostaw oraz kontaktu w sprawach dotyczących zamówienia.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — niezbędność przetwarzania do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem.

2. Prowadzenie konta klienta

Dane przetwarzane są w celu utworzenia i prowadzenia konta klienta, umożliwienia logowania, zarządzania danymi użytkownika, przeglądania historii zamówień oraz korzystania z funkcjonalności Sklepu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3. Obsługa zapytań i kontakt z klientami

Dane przekazywane za pośrednictwem formularzy kontaktowych, poczty elektronicznej, telefonu lub czatu internetowego wykorzystywane są w celu udzielania odpowiedzi, przygotowywania ofert handlowych oraz prowadzenia korespondencji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt dotyczy zawarcia umowy, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i obsłudze zapytań.

4. Obsługa reklamacji, zwrotów i roszczeń

Dane osobowe przetwarzane są w celu rozpatrywania reklamacji, realizacji uprawnień klientów, obsługi zwrotów, dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od charakteru sprawy.

5. Realizacja obowiązków księgowych i podatkowych

Dane przetwarzane są w celu wystawiania dokumentów sprzedaży, prowadzenia ewidencji księgowej oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

6. Marketing i komunikacja handlowa

Dane mogą być przetwarzane w celu prezentowania oferty Administratora, prowadzenia działań promocyjnych oraz przesyłania informacji handlowych, w tym newslettera.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, jeżeli jest właściwą podstawą przetwarzania, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na marketingu własnych produktów i usług.

Wysyłanie informacji handlowych oraz wykorzystywanie określonych kanałów komunikacji marketingowej odbywa się z uwzględnieniem wymaganych zgód wynikających z przepisów o komunikacji elektronicznej.

7. Analiza funkcjonowania i bezpieczeństwa Serwisu

Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Sklepu, wykrywania nadużyć, zapobiegania nieuprawnionemu dostępowi, diagnozowania błędów oraz zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

8. Analiza statystyczna i optymalizacja Sklepu

Jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę, dane mogą być wykorzystywane za pomocą narzędzi analitycznych do analizy ruchu, oceny skuteczności działań marketingowych i poprawy funkcjonalności Serwisu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO w odniesieniu do przetwarzania opartego na zgodzie.

§ 4. Dobrowolność podania danych

  1. Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w określonych przypadkach może być niezbędne do skorzystania z usług Sklepu.

  2. Niepodanie danych wymaganych do realizacji zamówienia może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy sprzedaży.

  3. Podanie danych niezbędnych do wystawienia dokumentów księgowych może wynikać z obowiązujących przepisów prawa.

  4. Podanie adresu e-mail w celu zapisania się do newslettera jest dobrowolne. Brak jego podania uniemożliwia otrzymywanie newslettera.

  5. Użytkownik nie ma obowiązku wyrażania zgody na wykorzystywanie opcjonalnych plików cookies do celów analitycznych lub marketingowych.

§ 5. Odbiorcy danych osobowych

  1. W związku z prowadzeniem Sklepu dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane podmiotom współpracującym z Administratorem, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

  2. Do kategorii odbiorców danych mogą należeć:

    • firmy kurierskie, przewoźnicy i operatorzy pocztowi,

    • banki i operatorzy płatności elektronicznych,

    • dostawcy usług hostingowych i infrastruktury informatycznej,

    • podmioty zapewniające obsługę techniczną Sklepu,

    • dostawcy systemów księgowych, fakturowych i sprzedażowych,

    • biura rachunkowe i podmioty świadczące usługi księgowe,

    • dostawcy narzędzi do obsługi komunikacji z klientami,

    • dostawcy usług marketingowych i analitycznych, jeżeli są wykorzystywane,

    • kancelarie prawne i podmioty świadczące usługi doradcze,

    • uprawnione organy publiczne, gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

  3. Podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora zobowiązane są do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych na zasadach wynikających z art. 28 RODO.

  4. W przypadkach przewidzianych prawem dane mogą być przekazywane niezależnym administratorom, w szczególności operatorom płatności, bankom lub przewoźnikom, którzy przetwarzają je zgodnie z własnymi obowiązkami prawnymi.

  5. Administrator nie sprzedaje baz danych osobowych klientów podmiotom trzecim.

§ 6. Płatności elektroniczne

  1. Sklep może umożliwiać dokonywanie płatności za pośrednictwem zewnętrznych operatorów płatności elektronicznych.

  2. W zakresie niezbędnym do realizacji transakcji dane dotyczące zamówienia i płatności mogą być przekazywane właściwemu operatorowi płatności.

  3. Operatorzy płatności mogą przetwarzać dane osobowe jako niezależni administratorzy, zgodnie z własnymi politykami prywatności i obowiązującymi przepisami prawa.

  4. Administrator nie wymaga od klientów przekazywania danych dostępowych do bankowości elektronicznej.

  5. Szczegółowe zasady przetwarzania danych przez operatorów płatności określają dokumenty udostępniane przez tych operatorów.

§ 7. Okres przechowywania danych osobowych

  1. Administrator przechowuje dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zgromadzone, chyba że obowiązujące przepisy wymagają dłuższego przechowywania.

  2. Dane związane z realizacją zamówień przechowywane są przez czas wykonywania umowy, a następnie przez okres niezbędny do realizacji obowiązków prawnych lub zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

  3. Dokumenty księgowe i podatkowe przechowywane są przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa.

  4. Dane związane z prowadzeniem konta klienta przetwarzane są przez okres korzystania z konta, a po jego usunięciu wyłącznie w zakresie, w jakim istnieje dalsza podstawa prawna przetwarzania.

  5. Dane związane z korespondencją i obsługą zapytań przechowywane są przez okres niezbędny do zakończenia sprawy, a następnie przez okres uzasadniony koniecznością zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

  6. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowywane są do czasu jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu przetwarzania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

  7. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora przechowywane są do czasu ustania tego interesu lub skutecznego wniesienia sprzeciwu, z uwzględnieniem przepisów prawa.

  8. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze przetwarzanie jest wymagane przepisami prawa.

§ 8. Prawa osób, których dane dotyczą

  1. Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane, przysługują prawa wynikające z RODO, w zakresie i na warunkach określonych tym rozporządzeniem.

  2. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

    • dostępu do swoich danych osobowych i uzyskania ich kopii,

    • sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych,

    • żądania usunięcia danych osobowych,

    • żądania ograniczenia przetwarzania danych,

    • przenoszenia danych, gdy spełnione są przesłanki określone w RODO,

    • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,

    • wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

  3. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

  4. W przypadku przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

  5. W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@gqs.pl.

  6. Administrator udziela odpowiedzi na żądania dotyczące realizacji praw co do zasady w terminie miesiąca od ich otrzymania, z możliwością przedłużenia tego terminu w przypadkach przewidzianych przez RODO.

  7. Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

§ 9. Newsletter i komunikacja marketingowa

  1. Użytkownik może dobrowolnie zapisać się do newslettera Sklepu GQS.pl.

  2. Newsletter może zawierać informacje o produktach, nowościach, promocjach, ofertach specjalnych oraz innych działaniach handlowych Administratora.

  3. W celu świadczenia usługi newslettera Administrator przetwarza adres poczty elektronicznej oraz informacje niezbędne do zarządzania subskrypcją i dokumentowania udzielonych zgód.

  4. Przesyłanie newslettera odbywa się po spełnieniu wymagań prawnych dotyczących komunikacji marketingowej.

  5. Użytkownik może w dowolnym momencie zrezygnować z otrzymywania newslettera, korzystając z mechanizmu rezygnacji udostępnionego w wiadomości lub kontaktując się z Administratorem.

  6. Rezygnacja z newslettera nie wpływa na możliwość korzystania ze Sklepu ani realizacji zamówień.

  7. Administrator może zachować informacje niezbędne do wykazania zgodności wcześniejszego przetwarzania danych z prawem oraz respektowania rezygnacji z komunikacji marketingowej.

§ 10. Pliki cookies i podobne technologie

  1. Sklep wykorzystuje pliki cookies oraz może korzystać z podobnych technologii służących do przechowywania informacji lub uzyskiwania dostępu do informacji znajdujących się w urządzeniu użytkownika.

  2. Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze stron internetowych.

  3. Cookies mogą służyć do:

    • zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Sklepu,

    • utrzymywania sesji użytkownika,

    • obsługi koszyka zakupowego,

    • zapamiętywania preferencji użytkownika,

    • zapewnienia bezpieczeństwa,

    • prowadzenia analiz statystycznych,

    • mierzenia skuteczności kampanii reklamowych,

    • dostosowywania treści marketingowych, jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę.

  4. W Sklepie mogą występować następujące kategorie plików cookies:

    a) Cookies niezbędne — umożliwiają korzystanie z podstawowych funkcjonalności Serwisu, w szczególności logowania, obsługi koszyka, realizacji zamówień oraz zapewnienia bezpieczeństwa.

    b) Cookies funkcjonalne — umożliwiają zapamiętywanie wybranych ustawień i preferencji użytkownika.

    c) Cookies analityczne — służą do zbierania informacji statystycznych dotyczących korzystania ze Sklepu, analizy ruchu i poprawy jego funkcjonowania.

    d) Cookies marketingowe — mogą służyć do mierzenia skuteczności reklam, tworzenia grup odbiorców oraz dostosowywania komunikatów reklamowych.

  5. Cookies mogą mieć charakter sesyjny, co oznacza, że są usuwane po zakończeniu sesji, lub trwały, co oznacza, że pozostają na urządzeniu przez określony czas albo do momentu ich usunięcia.

  6. Pliki cookies mogą pochodzić bezpośrednio od Administratora lub od podmiotów trzecich świadczących usługi na rzecz Sklepu.

  7. Stosowanie cookies i podobnych technologii, które nie są niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, wymaga uprzedniej zgody w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.

  8. Użytkownik może zarządzać zgodami dotyczącymi plików cookies oraz zmieniać ustawienia swojej przeglądarki internetowej.

  9. Wyłączenie cookies niezbędnych może spowodować ograniczenie funkcjonalności Sklepu, w szczególności utrudnić logowanie, korzystanie z koszyka lub realizację zamówienia.

  10. Szczegółowe informacje o faktycznie stosowanych plikach cookies, ich dostawcach, celach i okresach działania powinny być udostępniane użytkownikowi w narzędziu zarządzania zgodami lub w aktualizowanym wykazie cookies.

§ 11. Narzędzia analityczne i reklamowe

  1. Administrator może korzystać z zewnętrznych narzędzi analitycznych i reklamowych w celu analizy funkcjonowania Sklepu, oceny skuteczności kampanii oraz optymalizacji działań marketingowych.

  2. W zależności od konfiguracji narzędzia te mogą przetwarzać informacje o sposobie korzystania ze strony, odwiedzanych podstronach, interakcjach z produktami, zdarzeniach zakupowych, identyfikatorach internetowych i parametrach technicznych urządzenia.

  3. Wykorzystanie narzędzi wymagających zgody użytkownika odbywa się po uzyskaniu odpowiedniej zgody.

  4. Użytkownik może odmówić udzielenia zgody na opcjonalne technologie analityczne i reklamowe bez utraty dostępu do podstawowych funkcji Sklepu.

  5. Szczegółowe informacje dotyczące konkretnych dostawców narzędzi, ich funkcji oraz ewentualnego przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy powinny odpowiadać rozwiązaniom faktycznie wdrożonym w Serwisie.

§ 12. Bezpieczeństwo danych osobowych

  1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, przypadkowym zniszczeniem, ujawnieniem lub nieuprawnioną modyfikacją.

  2. Dobór zabezpieczeń uwzględnia charakter, zakres i cele przetwarzania danych oraz ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych.

  3. W szczególności ochrona danych może obejmować:

    • szyfrowanie transmisji danych przy wykorzystaniu protokołu HTTPS,

    • kontrolę dostępu do systemów informatycznych,

    • stosowanie mechanizmów uwierzytelniania,

    • ograniczanie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych,

    • wykonywanie kopii bezpieczeństwa,

    • aktualizowanie wykorzystywanego oprogramowania,

    • monitorowanie bezpieczeństwa infrastruktury informatycznej.

  4. Osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązane są do zachowania ich poufności.

  5. Administrator podejmuje działania mające na celu utrzymywanie poziomu bezpieczeństwa adekwatnego do zidentyfikowanych zagrożeń.

§ 13. Hosting i dane techniczne

  1. Serwis jest utrzymywany z wykorzystaniem infrastruktury hostingowej zapewnianej przez zewnętrznego dostawcę usług informatycznych.

  2. Zgodnie z informacjami dotyczącymi infrastruktury Sklepu dostawcą usług hostingowych jest OVH.

  3. Podczas korzystania z Serwisu mogą być automatycznie przetwarzane informacje techniczne, w szczególności:

    • adres IP urządzenia,

    • data i godzina połączenia,

    • informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym,

    • adres żądanego zasobu,

    • informacje dotyczące błędów technicznych i bezpieczeństwa.

  4. Dane techniczne mogą być zapisywane w dziennikach systemowych i wykorzystywane do administrowania Serwisem, diagnozowania problemów oraz ochrony infrastruktury.

  5. Podstawą prawną przetwarzania danych technicznych w tych celach jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

§ 14. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

  1. W związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jeżeli wynika to z faktycznie stosowanych rozwiązań informatycznych.

  2. W przypadku takiego przekazywania Administrator zapewnia stosowanie odpowiednich mechanizmów ochrony danych przewidzianych w rozdziale V RODO.

  3. W zależności od okoliczności przekazywanie danych może opierać się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub na odpowiednich zabezpieczeniach, w szczególności standardowych klauzulach umownych.

  4. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach i możliwości uzyskania ich kopii można otrzymać, kontaktując się z Administratorem, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z przepisów prawa.

§ 15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

  1. Dane dotyczące aktywności użytkowników mogą być wykorzystywane do analizy preferencji zakupowych i dostosowywania komunikacji marketingowej, jeżeli Administrator stosuje odpowiednie narzędzia i istnieje właściwa podstawa prawna przetwarzania.

  2. Takie działania mogą obejmować analizę zainteresowania określonymi kategoriami produktów lub skuteczności wyświetlanych reklam.

  3. Ewentualne profilowanie marketingowe nie oznacza automatycznie podejmowania decyzji wywołujących wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających.

  4. Jeżeli Administrator wdroży zautomatyzowane podejmowanie decyzji, o którym mowa w art. 22 RODO, zapewni osobom, których dane dotyczą, wymagane prawem informacje i uprawnienia.

§ 16. Linki do zewnętrznych stron internetowych

  1. W Serwisie mogą znajdować się odnośniki prowadzące do zewnętrznych stron internetowych, w tym stron operatorów płatności, dostawców usług i partnerów handlowych.

  2. Zewnętrzne serwisy mogą stosować własne zasady przetwarzania danych osobowych oraz plików cookies.

  3. Administrator zaleca zapoznanie się z politykami prywatności tych serwisów przed przekazaniem im danych osobowych.

§ 17. Zmiany Polityki prywatności

  1. Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w szczególności w przypadku:

    • zmian przepisów prawa,

    • zmian zakresu usług świadczonych w Sklepie,

    • wdrożenia nowych funkcjonalności,

    • zmiany dostawców usług technologicznych,

    • zmiany sposobów lub celów przetwarzania danych osobowych.

  2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na stronie internetowej https://gqs.pl/content/2-polityka-prywatnosci.

  3. Zmiany Polityki prywatności nie ograniczają praw przysługujących użytkownikom na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

  4. W przypadku gdy zmiana sposobu przetwarzania danych wymaga uzyskania nowej zgody lub przekazania dodatkowych informacji, Administrator podejmie odpowiednie działania zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 18. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności, zasad przetwarzania danych osobowych lub realizacji praw wynikających z RODO prosimy o kontakt:

GQ Group sp. z o.o. sp. k.

ul. Rybitwy 22/320
30-722 Kraków

E-mail: kontakt@gqs.pl
Telefon: +48 531 412 609

Administrator udzieli odpowiedzi na zgłoszenie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Data ostatniej aktualizacji: 23 października 2026 r.